1. SoftwareMicrosoft OfficeKako surađivati ​​u SharePointu iz Officea 365

Autor: Weverka

SharePoint je Microsoftova web-platforma za kolaboraciju za tim. Tvrtke zapošljavaju SharePoint Online za pohranu dokumenata, upravljanje projektima i dopuštaju suradnicima međusobnu suradnju.

SharePoint Online nije nužno sveprisutan (prisutan ili pronađen posvuda), ali pokušava biti. Web lokacije SharePoint Online dizajnirane su tako da budu dostupne s bilo kojeg mjesta - sa stolnog računala, prijenosnog računala, tabletnog računala ili pametnog telefona. Bez obzira na uređaj koji koristite, sadržaj bi trebao biti dostupan i jednostavan za upotrebu.

Ovaj članak predstavlja SharePoint Online, govori vam kako pronaći put oko timskog mjesta, prenijeti i raditi s datotekama u bibliotekama dokumenata, dijeliti datoteke sa suradnicima, sinkronizirati datoteke i ažurirati svoj Office 365 profil.

Predstavljamo timske web stranice

Web-mjesto SharePoint tima je radni prostor za kolaboraciju u kojem kolege mogu raditi na istim datotekama, pratiti projekte i komunicirati jedni s drugima.

Slika prikazuje tipično web mjesto za SharePoint Online u prozoru Office 365. Te web lokacije mogu izgledati drugačije ovisno o tome kako su ih postavili administratori, ali imaju iste alate zajedničke. Timska web stranica pruža sredstva za otvaranje aplikacija Office 365, učitavanje i preuzimanje datoteka i suradnju s kolegama. Ove stranice objašnjavaju kako se prijaviti na web mjesto tima i pronaći svoj put oko zaslona.

Web mjesto tima SharePoint Online

Prijavljivanje na timsko mjesto

Za prijavu na web-mjesto tima SharePoint potrebna vam je lozinka i mrežna adresa. Te će stavke vjerojatno dobiti od vašeg prijaznog administratora susjednog sustava. Slijedite ove korake za prijavu na web-mjesto tima SharePoint:

  1.  Otvorite web preglednik i pomaknite se do stranice tima tima vaše organizacije. Kako izgleda web adresa vašeg tima ovisi o tome koristi li vaša tvrtka naziv vlastite domene (kao što je company.com) ili zadani format imenovanja Office 365 (koji izgleda poput vašeg company.sharepoint.com).  Ako se od vas zatraži vjerodajnica, unesite svoje korisničko ime, unesite zaporku i kliknite U redu. Što će se dalje dogoditi ovisi o tome kako izgleda vaše lokalno (lokalno) okruženje i kako je administrator konfigurirao SharePoint. Možete sletjeti na timski tim bez unosa korisničkog imena i lozinke.

Pronalaženje mjesta SharePoint Online tima

Pogledajte prethodnu sliku dok obilazite tipično web mjesto za Sharepoint tim:

  • Pokretač aplikacija: za pokretanje web aplikacija Office 365. Zbog svog izgleda ponekad se naziva i jelovnik sa vaflima. Obavijesti: Za primanje administrativnih i korisnički definiranih upozorenja. Postavke: za promjenu korisničkih postavki. Koje opcije dobijate ovisi o vašoj razini privilegija. Korisnički izbornik: za prijavu, odjavu i pregled svog profila. Pretraživanje web lokacije: Za pronalaženje sadržaja na web mjestu. Navigacijsko okno: za pristup popularnom sadržaju na web mjestu tima. Obično administrator web mjesta određuje što će se pojaviti u navigacijskom oknu. Popisi: za nabrajanje zadataka koje je potrebno obaviti, uključujući predmete radnih projekata i stavke opće namjene „za napraviti“. SharePoint nudi unaprijed pripremljene predloške za različite vrste popisa, od kojih mnoge omogućavaju dodijeliti stavke popisa određenim SharePoint korisnicima. Biblioteke dokumenata: za hosting datoteka koje vi i ostali članovi tima možete otvoriti i raditi.

Web mjesto tvrtke SharePoint web je poput bilo kojeg drugog. Možete stvoriti oznake u svom pregledniku na mjestima u SharePointu koja često posjećujete.

Kako raditi s bibliotekama dokumenata

Biblioteka dokumenata je temeljno spremište podataka na web mjestu SharePoint. Ne dozvolite da vas riječ dokument zavara. Možete pohraniti bilo koju vrstu datoteka u biblioteku dokumenata.

Upotrijebite biblioteku dokumenata za spremanje datoteka u svrhu suradnje. Na ovim stranicama je objašnjeno kako otvoriti datoteke u biblioteci dokumenata, učitati datoteke, kopirati datoteke i dijeliti datoteke.

Otvaranje datoteke u biblioteci dokumenata

Slijedite ove korake za pronalaženje i otvaranje datoteke:

  1.  Pomoću navigacijske trake pronađite i odaberite datoteku koju želite otvoriti. Administrator je možda stavio prečac do biblioteke dokumenata na početnoj stranici web mjesta Team ili negdje drugdje na web mjestu.  Kliknite gumb Otvori (tri točke) pored naziva datoteke koju želite otvoriti. Pojavi se skočni prozor, kao što je prikazano. Pokazuje vam pregled datoteke kako biste bili sigurni da ste otvorili pravu.  Kliknite gumb Još radnji (opet tri točke). Na slici je prikazano gdje se nalazi gumb Više radnji. Pojavit će se skočni izbornik sa svim mogućim radnjama koje možete poduzeti s datotekom, kao što je prikazano.  Otvorite datoteku. Datoteku možete otvoriti u programu Office Desktop ili Office Web App:
  • Office aplikacija za radnu površinu: odaberite prvu opciju na skočnom izborniku. Na primjer, ako se bavite Word dokumentom, odaberite Open in Word. Datoteka se preuzima na vaše računalo tako da na njoj možete raditi. Promjene unesene u datoteku na vašem računalu automatski se prenose u kopiju pohranjenu na SharePoint. Office Web App: Na skočnom izborniku odaberite drugu opciju, a naziv je riječ na mreži. Otvara se web aplikacija tako da možete uređivati ​​datoteku.
Biblioteka dokumenata programa SharePoint

Evo prečaca: Da biste otvorili datoteku u Office web aplikaciji, jednostavno kliknite njeno ime u biblioteci dokumenata.

Kako raditi sa suradnicima na istoj datoteci

Ponekad kada pokušate otvoriti datoteku, ne možete to učiniti jer je netko prvi došao tamo. Administratori odlučuju može li više osoba istovremeno uređivati ​​datoteku.

Ako datoteka dopušta više uređivača, slijedite ove korake za otvaranje datoteke koja se trenutno uređuje i daje vlastiti doprinos:

  1.  Otvorite datoteku u biblioteci dokumenata. Prethodna tema u ovom poglavlju objašnjava kako otvoriti datoteku. Sljedeća slika prikazuje datoteku Worda otvoren u Word Web App.  Potražite naznake da datoteku trenutno uređuje kolega. Kao što je prikazano, Word Web App govori vam ime (ili imena) ostalih koji rade na datoteci. Ako pažljivo pogledate, možete vidjeti i mjesto pokazivača drugih urednika. SharePoint je u redu omogućavajući više ljudi suradnji na istoj datoteci.  Unesite promjene uredništva u datoteku.  Kada završite s uređivanjem, kliknite gumb Natrag na web-pregledniku ili Pokretač aplikacija Office 365 da biste se vratili na timsko mjesto. Ne brinite zbog spremanja promjena u datoteci. Office 365 automatski sprema vaše promjene.
Zajedničko uređivanje u SharePoint Onlineu

Kako učitati datoteke u knjižnicu dokumenata

Slijedite ove korake za prijenos datoteke s vašeg računala u biblioteku dokumenata na SharePoint Online:

  1.  U SharePointu idite u biblioteku dokumenata gdje želite učitati datoteku.  Kliknite Učitaj. Kao što je prikazano na sljedećoj slici, pojavit će se dijaloški okvir Add Document. Ako ne vidite gumb Prijenos u biblioteci dokumenata, obratite se administratoru. Možda nemate dozvolu za prijenos datoteka.  U dijaloškom okviru Dodaj dokument kliknite gumb Odaberi datoteke.  U dijaloškom okviru Otvori odaberite datoteku koju želite prenijeti i kliknite Otvori. Možete prenijeti više datoteka odabirom više od jedne u dijaloškom okviru Otvori.  U dijaloški okvir Dodaj dokument, po potrebi unesite komentare verzija. SharePoint se može konfigurirati za pohranjivanje više verzija istog dokumenta. Vaš administrator može od vas tražiti da unesete komentare kako biste opisali datoteku koju prenosite.  Kliknite U redu. Dok ste na njemu, pogledajte hoće li se datoteka koju ste prenijeli pojaviti u biblioteci dokumenata.
prijenos u knjižnicu dokumenata

Da biste prenijeli datoteke, možete povući jednu ili više datoteka iz prozora File Explorer na računalu i staviti ih u biblioteku dokumenata. Kako prikladno!

Kako dijeliti datoteke sa suradnicima

U terminologiji SharePoint dijeljenje znači upoznati suradnike s datotekom koju mogu urediti. Nakon što podijelite datoteku, možete obavijestiti suradnike e-poštom da je datoteka dijeljena. Ponekad administratori ne dozvoljavaju nekome dijeljenje datoteke, ali ako možete dijeliti datoteke, slijedite ove korake za dijeljenje datoteke sa suradnikom:

  1.  Pronađite datoteku koju želite podijeliti i kliknite njezin gumb Otvori. Potražite tri točke uz ime datoteke da biste pronašli gumb Otvori. Pojavit će se skočni prozor.  Kliknite Dijeli na dnu skočnog prozora. Vidite dijaloški okvir za dijeljenje, kao što je prikazano. ured-poziva-suradnja Poziv suradnika na suradnju u dosjeu.  Unesite ime osobe s kojom želite dijeliti datoteku. SharePoint otvara padajući popis čim započnete tipkati. S popisa možete odabrati ime.  Unesite opisnu poruku. Možete objasniti što je datoteka i zašto je želite podijeliti.  Odaberite ili poništite odabir Zahtijevaj prijavu. Poništite odabir opcije Zahtijevaj prijavu ako želite dijeliti datoteku s osobama izvan vaše organizacije. Za uobičajenu poslovnu upotrebu odaberite ovu opciju kako biste bili sigurni da datoteku mogu pregledati samo članovi web mjesta tima.  Odaberite opciju Pošalji pozivnicu e-poštom.  Kliknite gumb Dijeli.

Sljedeća slika prikazuje kako poruka o razmjeni izgleda osobi koja je primi. Primatelj može kliknuti gumb Otvori da bi otvorio datoteku i počeo raditi na njoj.

Pozivnica za dijeljenje datoteke.

Kako pregledati datoteke izvan mreže

Računalo ponekad ne može pristupiti SharePoint Online portalu. Na primjer, zamislite da ste u avionu i trebate ažurirati neke radne datoteke, ali niste povezani s SharePointom. Da bismo riješili taj problem izvanmrežnog pristupa dokumentima, Office 365 daje nam mogućnost sinkronizacije datoteka. Sinkronizacija vam omogućava pristup datotekama na bazi SharePointa na vašem lokalnom računalu i ne morate brinuti o internetskoj vezi. Nakon što se ponovno povežete s Internetom (nakon što avion sleti), OneDrive sinkronizira datoteke sa svojim mrežnim kolegama.

Važno je razumjeti da OneDrive sinkronizira dvije kopije svake datoteke, jednu kopiju pohranjenu u biblioteci dokumenata na SharePoint Online, a drugu za lokalnu pohranu na vašem računalu.

Slijedite ove korake za sinkronizaciju datoteka SharePoint s datotekama istog naziva na OneDriveu:

  1.  U SharePointu pronađite knjižnicu dokumenata koju želite sinkronizirati s računalom. Ne morate sinkronizirati svaku biblioteku dokumenata na web lokaciji tima. Sinkronizirajte samo datoteke kojima želite omogućiti izvanmrežni pristup.  Na izborniku biblioteke dokumenata kliknite Sinkroniziraj. Sljedeća slika prikazuje gdje se nalazi gumb Sync. Pop-up obavijest govori vam da SharePoint preuzima sadržaj biblioteke dokumenata i sinkronizira je sa svojim klijentom OneDrive for Business.  U području obavijesti na programskoj traci sustava Windows 10 kliknite ikonu OneDrive. Kao što je prikazano, ova ikona izgleda kao oblak. Pojavit će se popis nedavno sinkroniziranih datoteka, u ovom slučaju datoteka iz biblioteke dokumenata.  U prozoru OneDrive kliknite Otvori mapu da biste vidjeli kopije lokalnih datoteka. Od sada možete raditi na tim datotekama lokalno ili izravno iz SharePointa. OneDrive automatski će zadržati sve promjene u sinkronizaciji.

Kopanje dublje u Office 365

Office 365 nudi zaslon Delve za ažuriranje vašeg profila i bolju komunikaciju sa članovima tima. Ovisno o veličini vaše organizacije, provjera da je vaš Office 365 ažuriran profil može biti vrlo korisna. Suradnici mogu pogledati vaš Office 365 profil kako bi vidjeli da li ste pravi odgovarajući projekt. Oni mogu pogledati vaš profil i otkriti kako vas mogu pronaći. Zaslon Delve malo podsjeća na portal društvenih medija po tome što nudi prikladan način za komunikaciju sa svojim timom.

Slijedite ove korake za produbljivanje u Office 365:

  1.  U programu SharePoint Online otvorite izbornik Korisnik i kliknite Moj profil. Korisnički izbornik nalazi se u gornjem desnom kutu zaslona Office 365. Otvara se zaslon Delve, kao što je prikazano.  Upotrijebite kontrole na zaslonu Delve kako biste ažurirali profil i komunicirali s kolegama. Možete prilagoditi ovaj zaslon kako biste se više predstavili svojim kolegama.  Nakon dovršetka izmjena kliknite Ažuriraj profil.